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不懂得汇报工作的谈优秀都是耍流氓

2016年12月18日 / 职场励志 / 727人阅读(点这评论)

职场中做事和作报告都是不可或缺的,但一份思路清晰,数据详尽,重点突出,可视化强的报告,更能体现出你工作能力的可信度和专业度。所以从效果的角度考虑,报告才是更重要的能力,毕竟做事是立足之本,报告是生存之道。

老实的员工一定不是杰出的员工。

最近朋友Sally跟小鹿诉苦:

她是踏实做事情类型的员工,按照老板的指示,做了很多不同小项目的尝试,然后每周在周报里会在做其他汇报的时候提及一些汇总的数据。但是最近碰到老板,老板又问了几次关于某类项目进行的情况,结果,说好像没看到系统的分析报告,到底有没有在做测试。

Sally觉得很委屈,尤其是自认为付出了全部精力,认认真真干活,没得到认可,就更委屈。

按理说她的做法没什么问题:

第一,老板布置的任务基本上都有在执行,而且执行的效果还不错

第二,有按时跟老板沟通汇报的习惯

第三,任劳任怨

基本上属于老板喜欢的类型之一“听话而执行力强”的老实员工。

但问题也出在“老实”上面,任劳任怨,只会做不会叫。

说白了就是,Sally做的在老板看来,都是”基本工作”,就算做得不错,那也是应该做的,so what?

而能让老板"WOW"的杰出工作,需要高屋建瓴,归纳总结,看到效果。

不汇报的业绩都是耍流氓

所以小鹿就问她:

汇报的时候是不是喜欢把一周的事项都做汇报?

然后许多事项还整合在一个周报里?

周报没有特别highlight主次重点?

更重要的是,你的周报是不是都超过了三页?

Sally一脸诧异,说对啊,小鹿你怎么知道?我只是想把事情汇报得仔细点,而且可以有溯源的数据,以后方便查找。

我说,你这一看就是以自我为出发点的思维。

你想想,作为老板,每天要听的是无数人的报告,如果是集团老板,要处理的信息就更多了,首先肯定不是每封邮件都从头仔细阅读到尾的:

一般是先看发件人,这里会筛掉一大半无关紧要或者不需要他直接阅读关注的人员发过来的信息;

其次再看标题,根据主旨标记优先级重要性阅览,有些邮件直接就分类掉了,正文都不会点开;

而真正正文浏览的时间,也不会超过30秒,有特别重要,需要关注或感兴趣的,才会仔细研读,根据邮件内容再判断是否要打开附件。

你看,你每天都收到几十封有时候上百封邮件,你想老板每天要接收多少,真的有时间仔细看你繁杂的报告么?去发现里面的每一个亮点么?

Sally若有所思,问:那是不是邮件要分门别类,简明扼要?

是,也不全是,于是小鹿又问,除了邮件,跟老板面对面的沟通多不多。

Sally说,老板一直很忙,经常出差,我想着自己把手头的工作做好就好,跟老板比较少面对面的沟通。但邮件不是更方便么?

这种思维,就是大错特错了。

邮件确实很方便高效,但并不适用于所有的汇报。

不管再忙,也要跟老板争取面对面交流的时间,把重点的项目做个梳理的当面的报告,因为不是项目的直接参与者,其实很多内容是没法通过邮件来解读的。而且,只有面对面的沟通,你才知道老板关注的点在哪里。

对于老板特别关注或者你特别满意的项目,不妨在不同场合适当多提及几遍,因为汇报的事情多,老板难免会有遗忘。

再者,你这最多是刷存在感,毕竟邮件只是冷冰冰的字符。而有些人喜欢通过事无巨细抄送老板的方式,来提醒老板自己在做事,这反而是下策。

一是老板可能会觉得你怎么都没有处理筛选这些小事的能力,二是以后细枝末节的邮件多了,反而会容易忽略你真正希望他重视的邮件。毕竟在公司里,老板看的不是你做了什么,而是做的结果。

同样一件事情,汇报不汇报,怎么汇报,效果差了千百倍。

做报告比做事更重要

说到这里Sally提及,他们公司有一位同事,跨部门沟通十分困难,平时很善于推脱,做事能力也一般,还优柔寡断,大家对他颇有微词。但他每次去跟老板沟通,貌似老板对他的决定或者做的结果都很认可,搞得大家都很郁闷。

Sally正好手头有老板分享出来给大家学习的他的一个案例,小鹿看了一下,有以下几个点:

1、这是一份专案报告,只有两页PPT

2、清晰地写明白了,项目的目的,预期,可能带来的效果

3、然后是测试手段,control group和实验组

4、最后是根据数据解读的三个重点结论

5、第二页是关于数据的具体报表和其他细节报表补充

6、第二页还有关于这次项目中可学习借鉴之处以及未来建议

你看,这就是报告和沟通做得好的功劳。且不说他的结论是不是有一些逻辑上的牵强,但是思路清晰,数据详尽,重点突出,可视化强,使报告的可信度和专业度都高了很多。

且老板可一目了然地看到你的思路,这报告做得确实好啊,不管他其他方面能力如何,这样的沟通汇报的能力,确实是很强悍的。

最重要的是,他做的是一个针对性的重点报告,而且还争取了面对面汇报的时间,这样老板想不留下深刻印象也难。

这就跟古时候大臣找师爷写奏章一样,皇帝要面对那么多大臣,很多还是几年都不见面的,每天那么多奏章,怎么单单能记住你的?再说话都说不好,怎么相信你事情做得好?

报告小贴士

聊完后,Sally根据我俩的沟通,整理了以下汇报和沟通的tips:

1、汇报对象:写报告前根据对方的关注点调整报告侧重点

2、单独报告:重大项目要独立邮件汇报,除非你不想老板注意这个项目

3、简明扼要:理论上超过三页的报告,关注力都会减弱,如果特别重要,单独召集专门会议深度解读。每页报告都有主题,汇报要点最好也不要超过三条。尽量用图标,图片代替文字说话

4、面对面汇报:当面报告必不可少,但要注意时间,场合和老板的心情:)

5、汇报频次:这里有个度的问题,太过频繁老板厌烦,所以尽量把同类型项目放在一个框架下汇报

6、深入浅出:要记住,听众不一定是你这个专业领域的达人,就算是老板,也不一定对每个专业词汇了如指掌,不要太过炫技或想当然,尽量使用简单直白语言,但也切记在细枝末节之处啰啰嗦嗦

7、讲故事:这个是个锦上添花的技巧,在汇报时,最好能以故事或情景的形式切入,一方面是能引起关注,另外也更容易听众代入场景,毕竟不是每个人都如你一般清楚每个细节

我承认有些标题党,毕竟不能本末倒置。要想在职场上走得长远,做事和作报告都是不可或缺的。但从效果的角度考虑,报告才是更重要的能力,毕竟职场不相信苦劳,只看结果。

做事是立足之本,报告是生存之道。

来源:鹿小其(ID:luxiaoqishiwo)

作者:鹿小其

标签:职场 工作 

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